Medidas laborales en la Ley de Protección de Datos

Derechos digitales

El 07.12.2018 entró en vigor la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

En materia laboral, las medidas más destacadas que se incluyen en dicha ley, son:

Control de los dispositivos

La nueva ley indica expresamente que las empresas pueden controlar el uso de los dispositivos digitales puestos a disposición de los trabajadores para realizar sus funciones profesionales. Por ejemplo, el ordenador o el correo electrónico. No obstante, se deben respetar dos limitaciones:

• La empresa debe limitarse a controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales y a garantizar la integridad de los dispositivos (el buen uso).

• No se podrá controlar qué páginas web consulta un empleado durante la hora de comer o al terminar su jornada, salvo si se le ha prohibido cualquier uso particular del ordenador, o salvo, por ejemplo, si las páginas consultadas son ilegales o contienen virus.

Se debe respetar el derecho a la intimidad de los afectados, de modo que el control debe ser proporcional. Por ejemplo, si se sospecha de un trabajador, se pueden consultar los correos electrónicos que puedan contener información relevante, pero no se pueden registrar, indiscriminadamente, el resto de correos.

Criterios de uso

En todo caso, las empresas deberán establecer los criterios de utilización de los dispositivos digitales (políticas de uso), y deberán informar sobre la extensión, alcance y finalidad que va a tener el control (la monitorización). La ley indica que los representantes de los trabajadores deben participar en la elaboración de estas políticas. Eso sí: dado que la norma habla de “participación”, no hay obligación de negociar y de llegar a un acuerdo con éstos (sólo se deben respetar sus derechos de información y consulta).

(ej.): La política de uso puede indicar, entre otras cuestiones, si se permite o no la utilización privada de los dispositivos, si se prohíbe el acceso a determinados contenidos (videojuegos, redes sociales, páginas web de viajes, contenido pornográfico…) o el envío de determinados correos electrónicos (para realizar actividades comerciales propias, con comentarios o chistes racistas o sexistas…).

Además, es recomendable la emisión de recordatorios periódicos sobre la obligatoriedad del cumplimiento de dichas políticas de uso.

Desconexión digital

Asimismo, se ha plasmado en la ley que los trabajadores tendrán derecho a la desconexión digital para garantizar, fuera del tiempo de trabajo, el respeto de su tiempo de descanso, permisos y vacaciones, así como de su intimidad personal y familiar.

En la práctica, se trata de garantizar que un trabajador no deba contestar un correo electrónico o una llamada fuera de horas de trabajo.

Política interna

Si el convenio colectivo no regula esta cuestión, la empresa, previa audiencia de los representantes de los trabajadores -por lo que tampoco es necesario llegar a un acuerdo con ellos-, deberá elaborar una política interna que defina cómo se va a garantizar este derecho de desconexión digital.

(ej.):

• Se puede prohibir el uso del correo electrónico corporativo y del teléfono de empresa fuera de la jornada de trabajo.
• Se puede bloquear el acceso a la Intranet o a los servidores de la empresa una vez finalizada la jornada de trabajo.

Estas políticas de uso también deben establecer acciones de formación y de sensibilización del personal sobre un uso razonable de las herramientas tecnológicas. Por ejemplo, cursillos preventivos sobre fatiga informática (para prevenir la fatiga visual o muscular).

Grabaciones y GPS

La nueva ley incide asimismo en el control de las obligaciones laborales de los trabajadores mediante cámaras de videovigilancia, dispositivos de grabación de sonidos y sistemas de geolocalización (GPS).

En tal sentido:

• Las empresas deberán informar con carácter previo, y de forma expresa, clara y concisa, a los trabajadores y, en su caso, a sus representantes, acerca de esta medida.
• Deberá respetarse el derecho a la intimidad. Por tanto, la utilización de estos dispositivos deberá hacerse de manera proporcionada.

En ningún caso se admitirá la instalación de sistemas de grabación de sonidos ni de videovigilancia en lugares destinados al descanso o esparcimiento de los trabajadores, tales como vestuarios, aseos, comedores y análogos.

(ej.): Si dos cámaras son suficientes para conseguir la finalidad pretendida, no deberán instalarse seis; si con una grabación audiovisual es suficiente, no será necesario grabar el sonido también; si se instala un GPS en el vehículo de un comercial, dicho dispositivo deberá desactivarse al terminar la jornada laboral.